Logbook, manuale operativo e documenti: cosa deve avere un operatore

Quando voli devi poter dimostrare tre cose: chi sei come pilota (attestato in corso di validità), chi sei come operatore (registrazione e QR code applicato al drone) e che sei assicurato (certificato RC verso terzi). Se operi in categoria Specific si aggiunge la documentazione dell'operazione: dichiarazione o autorizzazione, manuale delle operazioni, procedure. Il resto, cioè logbook dei voli, registro delle batterie, checklist e manutenzione, non è sempre obbligatorio, ma è ciò che distingue un operatore serio da uno improvvisato, ed è la prima cosa che un committente professionale chiede di vedere.

Cosa tenere con te sul campo

L'attestato di pilota remoto. A1/A3 o A2 secondo la sottocategoria in cui operi, in corso di validità. Gli attestati durano cinque anni e il rinnovo richiede di risostenere l'esame.

La prova della registrazione come operatore UAS. Il codice operatore è alfanumerico, di 16 caratteri, con i primi tre che identificano lo Stato, "ITA" per l'Italia. Il QR code va stampato e applicato su ogni drone che possiedi, e il codice va caricato nel sistema di identificazione remota. La procedura è in registrazione su d-flight e QR code.

Il certificato di assicurazione. L'art. 27 del Regolamento ENAC UAS-IT vieta di condurre operazioni con un UAS senza una polizza RC verso terzi in corso di validità, con massimali conformi al Reg. (CE) 785/2004. Il regime sanzionatorio in materia assicurativa è la parte più severa del quadro italiano: portare con sé il certificato non è un formalismo. Vedi assicurazione drone obbligatoria.

Il manuale del costruttore, o la familiarità con esso. Il regolamento richiede che il pilota conosca il manuale del proprio UAS. Tenerne una copia digitale sul telefono costa nulla.

Se operi in categoria Specific: la dichiarazione presentata o l'autorizzazione operativa, con le condizioni e le limitazioni che vi sono indicate, e i documenti richiamati.

Il logbook dei voli

Il logbook non è previsto come obbligo generale in categoria Open; in categoria Specific la registrazione delle operazioni fa parte della documentazione richiesta all'operatore, insieme a procedure, manutenzione e piano di risposta alle emergenze.

Al di là dell'obbligo, serve a tre cose concrete: dimostrare competenza davanti a un'assicurazione, a una gara, a un committente che chiede esperienza documentata, gestire la manutenzione sulla base delle ore reali e ricostruire i fatti dopo un inconveniente.

I campi minimi per ogni volo

• data e ora;
• luogo e coordinate;
• drone impiegato e numero di serie;
• batterie usate, identificate singolarmente (numerate);
• durata del volo;
• tipo di missione;
• condizioni meteorologiche;
• anomalie rilevate;
• nome del pilota remoto e dell'eventuale osservatore;
• riferimento all'autorizzazione, se si opera in categoria Specific.

I campi che conviene aggiungere

Ore totali del mezzo, cicli di ciascuna batteria, interventi di manutenzione eseguiti, versione del firmware installata, cliente e riferimento di commessa. Sono i dati che rendono il logbook utile anche dal punto di vista gestionale.

Come tenerlo

Un foglio di calcolo ordinato è già sufficiente. Esistono servizi che sincronizzano automaticamente i log dei voli, li analizzano e producono report, e i software di gestione flotta includono moduli di registrazione. La scelta dipende dal volume: quello che conta è la continuità. Un logbook compilato a memoria una volta al mese non dimostra nulla.

Il registro delle batterie

Merita una tabella separata, perché le batterie sono materiale di consumo con un numero finito di cicli e sono la principale causa di incidenti evitabili.

Le buone pratiche di carica, conservazione, trasporto e smaltimento sono in carica, conservazione, trasporto in aereo e smaltimento delle batterie.

Le checklist

Sono il documento più utile e il meno costoso. Una checklist plastificata da tenere nella custodia trasforma l'ispezione pre-volo in una routine di due o tre minuti che si esegue sempre allo stesso modo, anche quando hai fretta. Soprattutto quando hai fretta.

La struttura che funziona è in quattro momenti.

Pianificazione, prima di muoverti. Obiettivo della missione, luogo con verifica delle zone geografiche, meteo previsto, tempo e batterie disponibili, piano di contingenza.

Sul posto, prima di accendere. Riverifica della zona e osservazione diretta (persone non previste, animali, mezzi in movimento), conferma del meteo reale, ispezione pre-volo, scelta dell'area di decollo.

Ispezione pre-volo. Sull'aeromobile: condizioni generali, integrità del telaio e dei bracci, bracci ripiegabili bloccati, eliche pulite e ben fissate, motori liberi, luci e LED, batteria correttamente inserita e carica, antenne integre, aggancio del posizionamento satellitare. Sul radiocomando: condizioni generali, risposta di stick e tasti, carica, collegamento con il dispositivo di visualizzazione, applicazione aggiornata.

Post-volo. Stato del mezzo, temperatura e tensione delle batterie, backup dei dati acquisiti, annotazione delle anomalie sul logbook.

La versione estesa, con la sequenza completa, è in checklist pre-volo, in volo e post-volo; ne esiste anche una versione interattiva e stampabile.

Il manuale delle operazioni

È il documento che descrive come opera la tua organizzazione, ed è richiesto quando si opera in categoria Specific. Non è un adempimento estetico: è il riferimento su cui l'autorità valuta la domanda e su cui vigila successivamente.

I contenuti tipici:

• descrizione dell'organizzazione, ruoli e responsabilità;
• descrizione delle operazioni previste, con i limiti che ti dai;
• procedure operative normali: pianificazione, pre-volo, volo, post-volo;
• procedure di emergenza e piano di risposta alle emergenze;
• programma di manutenzione del mezzo e dei payload;
• addestramento e mantenimento della competenza del personale;
• gestione della documentazione e delle registrazioni, logbook compreso.

Il percorso autorizzativo che lo richiede è descritto in categoria Specific; i titoli del pilota in formazione continua.

Le autorizzazioni che non sono aeronautiche

Un errore ricorrente è considerare chiusa la pratica dopo aver verificato d-flight. Molte operazioni richiedono anche permessi di altra natura: ordinanze comunali e disposizioni di pubblica sicurezza nei centri storici e durante gli eventi, autorizzazioni dell'ente gestore nelle aree protette, permessi del proprietario per accedere e decollare da un fondo privato, autorizzazioni specifiche sui beni culturali.

Conservane copia insieme al resto: in caso di controllo o di contestazione, sono la prima cosa che serve. Il quadro delle zone e delle limitazioni è in dove posso volare con il drone.

Privacy: la documentazione che spesso manca

Se l'operazione comporta ripresa di persone o di aree antropizzate, quasi sempre nel lavoro professionale, serve la documentazione del trattamento: individuazione dei ruoli tra te e il committente, base giuridica, informativa, criteri di minimizzazione, tempi di conservazione delle immagini e, per trattamenti sistematici su larga scala, una valutazione d'impatto. Le sanzioni in materia di protezione dei dati sono cumulabili con quelle aeronautiche. Vedi drone e privacy.

In sintesi: cosa avere, dove

Il percorso complessivo dell'operatore è nella guida per diventare pilota di droni; gli adempimenti amministrativi e fiscali in partita IVA per pilota di droni.